Denetim raporunda yer almaması gereken 10 ifade

İyi yazılmış bir denetim raporu eylem çağrısı olmalıdır, fakat kötü yazılmış bir rapor uygun olmayan bir eyleme ya da eylemsizliğe neden olabilir. Bazı durumlarda, zayıf rapor yazımı çalışma ilişkilerini bozabilir ya da aktif bir şekilde denetçinin itibarına zarar verebilir. Küçük şeyler birçok anlama gelebilir ve bazen bir tavsiyenin nasıl yazıldığı önerilerimizin nasıl algılandığını tümüyle değiştirebilir.

İşte bir denetim raporunda söylenmemesi gerekenler

1. “Yönetim …’yı göz önünde bulundurmalı” demeyin.

Denetim raporları, belirli eylemler için somut öneriler sunmalıdır. Önerimiz bir şeyi sadece “göz önünde bulundurmak” olduğunda en acil eyleme çağrı bile belirsiz hale gelebilir. Hiçbir denetçi, yönetim yanıtı olarak sadece “Tamam, bunu göz önünde bulunduracağız.” cevabını almak istemez.

2. “Kaçamak kelimeler” kullanmayın.

Denetim raporunu “Görünen o ki...” ,“İzlenimimize göre…” , “Ortaya çıktı ki…” söz gruplarıyla lafı dolandırmak cazip gelebilir. Kesin konuşmaktan kaçınmak daha güvenli hissettirse de, çok fazla laf dolandırma yaptığınızda, özellikle aynı cümle içerisinde yaptığınızda, iyi desteklenmeyen gerçekler sunuyormuşsunuz gibi tehlike oluşturur. Rapor okuyucularının bizim gerçeklerimize güvenebileceklerini bilmeye ihtiyaçları vardır ve kaçamak kelimelerin aşırı kullanımı güvenilir önerileri biraz fazla önsezi gibi gösterebilir.

3. “Kuvvetlendirici kelimeleri” idareli kullanın.

“Açıkça”, “iyice”, “tam olarak”, “çokça” gibi kelimeler vurgu katabilldiğinden “kaçamak kelimeler”in karşıtı gibi görülebilir.  Aslında, bu pekiştiriciler kesin olmadığından “kaçamak kelimeler”in başka bir türü sayılabilirler. Pekiştiriciler  “Kime göre önemli?” ve “Kimin kriterine göre açıkça?” sorularına neden olur. Pekiştiricileri bolca kullandığınızda aynı denetim raporu okuyan 2 kişi çok farklı izlenimlere kapılabilir: %23 ya da 3 milyar dolar bir anlam ifade edebilir, ama “çok büyük” ne anlama gelmektedir?

4. Problem nadiren evrenseldir.

Spesifik olmak iyidir fakat “her şey”, “hiçbir şey”, ”asla”, “her zaman” gibi kelimeler tehlikelidir. “Her zaman” ve “asla”, okuyucuların dikkatini gerçeği incelemekten ziyade kurallara istisna aramak yönünde dikkat dağıtan mücadeleci kelimelerdir. 10 işlem test ettiğinizi ve hiçbirinin geçer not almadığını söylemek güvenlidir – işlemlerin asla geçer not almayacağını söylemek daha az güvenlidir.

5. “Suçlama oyunu”ndan kaçının.

İç denetim raporlarının amacı olumlu değişim gerçekleştirmektir, suçlamak değil. Raporlarımız çatışmacı olmaktan ziyade nötr olarak anlaşıldığında kendimizi başarılı sayarız. Amaç  hatalı kesimden isim telaffuz etmek yerine nedenin köküne inmek. Bir raporun öneri kısmında sorumlu grubu belirlemek iyidir – “Bu müdür Ahmet’in suçuydu.” demek iyi değildir.

6. “Yönetim başarısız oldu” demeyin.

“Yönetim yeterli kontrolleri uygulama konusunda başarısız oldu” gibi açıklamalar düzeltici eylemleri uygulamasını istediğimiz kişileri rahatsız eder. “Başarısızlık” gibi kelimeler ile suç atmadan basitçe durumu belirtmenin gerekli olan düzeltici eylemlere yol açması daha muhtemeldir ve yöneticilerin alanında yapacağımız bir sonraki denetimde ilişkilerimizi korumaya yardım eder.

7. “Denetlenen” artık eski moda bir kelimedir.

Birkaç yıl önce, denetim geçiren insanlar genellikle “denetlenenler” olarak bahsedilirdi. Günümüzde, bir çok uzman bu kelimenin negatif çağrışımı olduğuna inanmaktadır ve bu çağrışımın “denetlenen”in bir şey yaptığının denetçi tarafından ima edildiğine inanılmaktadır. İç denetim işbirlikçi bir süreç haline gelmiştir ve bu tür “denetim müvekkili” ve “denetim müşterisi” gibi terimler bizim yönetim ile birlikte çalıştığımızı göstermektedir, yönetimi inceler şekilde çalıştığımızı değil.

8. Gereksiz teknik jargondan kaçının.

Her mesleğin belirli miktar teknik jargona ihtiyacı vardır, ama ne kadar denetim dilinden kaçınırsak mesajımızın anlaşılmasından o kadar emin olabiliriz. Bir sayfada “işlemsel kontroller”, “tabakalı örnekleme metodolojisi” ya da “eş zamansız aktarım modu” gibi kelimeleri birden fazla kullandığınızda denetim raporu okurları asıl anlatılmak isteneni kaçırabilir.

9. Övgüyü almaktan kaçının.

İç denetim buldu” ya da “biz bulduk” gibi ifadeler kullanmak cezbedici olabilir. Ancak çok da gizli saklı olmayan ve yönetim tarafından bilinen bir durumun övgüsünü almaya çalışmak hoş görülmez.

10. Kulağa etkileyici geliyorsa muhtemelen yeniden yazmanız gerekmektedir.

Şişirilmiş cümleler ya da şatafatlı kelimelerle etkilemek yerine, okuyucuların tavsiyelerinizi hatırlamasını ve gerekli aksiyonları almaları için çabalayın.

Bir orta okul öğrencisi raporunuzu okuduğunda bile anlayamıyorsa, raporunuz gereksiz bir şekilde karışık demektir.

Konu Richard Chambers’den alıntılanmıştır..

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir