Denetim raporu amacı ve raporlarda yapılan hatalar

Denetim raporunun üç önemli amacı vardır. Eğer denetçiler bu amaçlara ulaşamazsa, raporları zaman kaybından ibarettir.

Bilgilendirme              : Denetçinin bulgularının açıklanması

İkna                               : Bulgularının etkin ve geçerli olarak  yönetimi iknası 

Sonuçlar Elde Etme   : Yönetimi değişime ve  iyileşmeye yönlendirme 

Denetim raporlarında sıkça yapılan hatalara bakacak olursak bunlar;

1. Rutine düşmek

  • Denetim rapor formatları belirli periyotlarda yenilenmeli
  • Raporlarda daha fazla görsel öğeler kullanılmalı
  • Şube ve Mağaza denetimlerine ait dönemsel özet raporlar ve    sunumlar hazırlanmalı
  • Müşteriden raporla ilgili geri bildirim alınmalı ve bu geri bildirim denetçilerle paylaşılmalı
  • Aksiyonlar takip edilmeli ve sonuçları yönetime raporlanmalı

2. Açık ve net olmamak

  • Rapor formatları denetimin türüne göre özelleştirilmeli
  • Raporda bulunması gereken asgari bilgiler (amaç, kapsam, incelenen dönem vb.) tanımlanmalı
  • Denetim bulgu yapısı belirlenmeli ve örnek bulgular oluşturularak denetçilere anlatılmalı
  • Denetçiler rapor yazımı konusunda eğitime tabii tutulmalı
  • En iyi uygulamalar diğer denetçilerle paylaşılmalı
  • Raporlar yazan kişiden farklı kişilerce gözden geçirilerek rapor dili standartlaştırılmalı
  • Denetçiler denetim raporları üzerinden değerlendirilmeli ve geri bildirim almalı

3. Sadece Soruna İşaret Etmek

  • Denetim Komitesi ve Yönetim, denetim faaliyetlerinin amacı konusunda bilgilendirilmeli
  • Raporlarda tespit edilen her bir konu ile ilişkili bir denetim önerisine yer verilmeli
  • Öneriler uygulanabilir, hedefe yönelik ve ekonomik olmalı
  • Öneriler müşterilerle müzakere edilip olgunlaştırılarak denetim raporuna yansıtılmalı
  • Geçmişte gerçekleşen işlemlere ait eksikliklerin düzeltilmesiden çok riskin minimize edilmesi ile ilgili aksiyonlar üzerinde durulmalı

Sonuç olarak denetim raporunda bulgular açık ve sade olmalı, sonuçlar ikna edici kanıtlar ile desteklemelidir. Denetim raporu gelişmeye yönelik öneriler ile yönetimi karar almaya yönlendirmelidir.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir